TEMEL VERİLER – BAS

caniasERP Temel Veri Yönetimi – Basic Data Management (BAS) modülü, ERP yazılımının temelini oluşturur ve yazılımın en önemli bölümüdür.

Bu modül, genel sistemin yönetilmesinin ve denetlenmesinin yanı sıra ana verilerin yönetilmesinden de sorumludur ve yazılımın tüm işlev alanları ile bağlantılı bir yapıdadır. Temel Veri Yönetimi modülü, tüm ERP yazılımı altyapısında kullanılan Malzeme, Müşteri, Tedarikçi kartları veya Firma, Tesis, Depo, Maliyet Merkezleri, İş Merkezleri gibi temel verilerin tanımlanması, yönetilmesi, yetkilendirilmesini sağlar. Bu sayede işletmelerin mevcut ve gelecekteki yapıları için kolay uyarlanabilir, esnek ve merkezi bir yönetim sağlanmış olur, veri tekrarları azaltılır ve veri tutarlılığı artırılır.

SİSTEMİN TEMELİ OLARAK DESTEK TABLOLARI

caniasERP sistemi, Temel Veri Yönetimi modülü içinde bir araya getirilen destek tablolarını temel alır. Örneğin, malzeme tipi, belge tipi, tedarik tipleri, ürün grubu veya depo yerlerinin belirlenmesine yönelik tüm seçim alanları için bu kontrol tabloları temel alınır. Modül içerisinde benzer şekilde yüzlerce destek tablosu yer almaktadır.

Destek tablolarında yapılan değişiklikler anında etkili olur: Bir destek tablosu ayarı  veya parametre oluşturulduğunda, değiştirildiğinde veya silindiğinde, bu değişikliğin sonucu sistemin genelinde hemen görüntülenebilir.

Destek tabloları konfigüre edilerek birçok müşteri talebi, yerine getirilebilir. Bu sayede sistem, destek tablolarının farklı şekillerde düzenlenmesi yoluyla değişik sektörlere ilişkin ihtiyaçların karşılanabilmesine olanak sağlar.

MÜŞTERİ VE TEDARİKÇİ TEMEL VERİLERİNİN YÖNETİMİ

Tedarikçiler, aday müşteriler ve müşteriler ile ilgili tüm temel bilgilerin bakımı bu modül içinde gerçekleştirilir. Temel Veri Yönetimi modülü içinde, sistemdeki tüm alanlarda, kullanıcıya ilgili bilgileri otomatik olarak sunan ve bunların kullanımını denetleyen birçok parametrenin kaydedilmesi mümkündür. Müşteri, tedarikçi ve aday verilerinin, müşteri/tedarikçi temel kayıtlarında oluşturulmasından başlayarak, diğer modüller ile tamamen entegre yapısı sayesinde kullanıcıya birçok avantaj sağlar.
Örneğin, müşterilerin sınıflandırılabilmesi veya müşteri/fiyat listesi gruplarının ayarlanabilmesi ve bu sayede şirkete özel bir fiyatlandırmanın düzenlenebilmesi (Satış Yönetimi ve Satınalma Yönetimi modülü ile bağlantı); Duruma özgü otomatik muhasebe kaydı oluşturmak için ödeme ve banka bilgilerinin kaydedilmesi (Genel Muhasebe modülü ile bağlantı); Birden çok fatura ve teslimat adresi belirleme olanağı ile birlikte, istenen sayıda şirket adresi yönetiminin yapılması; para biriminin, yazışma dilinin ve diğer standartların belirlenmesi.

Farklı sistem bileşenleri ile Temel Veri Yönetimi modülündeki şirket adres defteri arasında doğrudan bir bağlantı olması pek çok başka avantaj da sunar: Önceden oluşturulmuş ‘İlgili kişilerin’ bir şirkete atanması ya da tam tersi, bir şirkete atanmış ‘İlgili kişilerin’ otomatik olarak adres defterine aktarılması olanağı mevcuttur.

Bunların yanında çalışılan tedarikçilerin sahip olduğu sertifikaların bilgisi tutulabilmekte ve bu sayede tedarikçilerin yetkinlikleri ile ilgili bilgi sahibi olarak daha sağlıklı bir tedarik yönetimi sağlanabilmektedir.

MALZEME TEMEL VERİLERİNİN YÖNETİMİ

Müşteri ve tedarikçi temel verilerine benzer şekilde, malzeme temel verileri de bu modülde oluşturulur ve yönetilir. Burada ‘malzeme’ kavramı ürünler, yarımamüller, sarf malzemeleri, yardımcı malzemeler, hizmetler, yedek parçalar veya ticari ürünler için bir genel terim olarak kullanılmaktadır. Malzeme Temel Verileri sözü edilen tüm ‘malzeme türleri’ için merkezi bir kayıt yeri görevi görmektedir ve veri bütünlüğü açısından oldukça önemlidir.

Bir malzemeye ait temel konfigürasyon özelliklerine dair birkaç örnek şöyle sıralanabilir:

  • İzin verilen depo adreslerinin tanımlanması,
  • Yeniden tedarik amacıyla, üretim veya satınalma departmanları tarafından malzeme ihtiyaç planlaması verilerinin belirlenmesi,
  • Gereklilik halinde verilerin, diğer modüllerde varsayılan bilgi olarak kullanılması için kaydedilmesi. Servis Yönetimi, Bakım Yönetimi, Satış Yönetimi ve Satınalma Yönetimi modüllerinden gelen veriler, Genel Muhasebe modülündeki KDV ve gelir hesabı belirleme göstergeleri, fiyatlandırma bilgileri, bir malzemeye ait stok değerleme parametreleri vs.
  • Malzemenin kalite kontrol işleminin yapılması amacıyla kalite kontrol tanımlamalarının yapılması.

Temel Veri Yönetimi modülünde, malzemeler için kullanılacak ölçü birimleri de atanır (Adet, metre, saat, palet vs.). Burada kullanıcı, her bir malzeme için ölçü birimleri arasında bir ilişki tanımlayabilir (Örn. Bir palet = 100 adet, Bir doz = 4 litre). Kontrol tablolarında kaydedilmiş olan genel geçer miktar ilişkileri doğrultusunda otomatik hesaplama yapılabilir (Örn. 1 ton = 1000 kilogram).

Bir malzemenin kullanılabilirliği, sistemde malzeme statüsü (Aktif, bloke, tasarım aşamasında, vs.) ile standart tedarik kanalı ise tedarik tipi (Üretim, satınalma veya fason gibi) ile denetlenir.

Malzeme Temel Verileri ile caniasERP modüllerinde gerekli olan tüm uyarlanabilir yapı sunulur. Örneğin, malzeme metinleri işletmedeki kullanım amacına uygun olarak (Şirket içi, satınalma, satış, üretim vs.) çok dilli bir şekilde tanımlanabilir. Ayrıca malzemenin müşteri ve/veya tedarikçiye özel tanımlanan kodları varsa bu uygulama üzerinde atanabilir. Bu sayede tüm caniasERP modüllerinde ihtiyaç duyulan içeriğe göre Malzeme Temel Verileri merkezi olarak yönetilebilir.

İŞ MERKEZLERİ YÖNETİMİ

Üretim ve proje operasyonlarının yürütüldüğü iş merkezleri bu modül altında tanımlanır ve yönetilir. Temel Veri Yönetimi modülü caniasERP sisteminin sağlıklı ve verimli bir şekilde çalışabilmesi için çok önemlidir. Tanımlanan iş merkezleri öncelikle rota operasyonları ile ilişkilendirilir ve bu sayede açılacak üretim emirlerine temel veri oluşturur. Aynı iş merkezleri istenirse proje aktivitelerinde de kullanılabilir. İş merkezlerindeki makine ve personel kapasiteleri ve maliyet aktiviteleri, gerek kapasite planlaması gerekse de üretim maliyetleri açısından önem taşır. İş merkezlerinin çalışma saatleri ve kapasitesi, üretim emirlerinin çizelgelenmesini ve maliyeti doğrudan etkiler. Tüm iş merkezleri için fabrika takvimi kullanılabileceği gibi her bir iş merkezinin çalışma takvimi özelleştirilebilir. İş merkezlerinde hazırlık grubu, sorumlu, maliyet merkezi, özel çalışma günleri ya da tatiller, proses kalite kontrolde kullanılacak kalite spesifikasyonları gibi çok önemli tanımlar yapılabilir.
Benzer işleri yapan iş merkezleri bir ‘Kapasite Grubu’ altında toplanarak, operasyon çizelgeleme sırasında kapasite talepleri gruptaki iş merkezlerine göre dağıtılabilir. Bu özellik, operasyonun sadece belirlenen iş merkezinde değil, gruba dahil olan herhangi bir iş merkezinde yapılma olasılığını değerlendirerek en hızlı şekilde gerçekleştirilmesine olanak sağlar. Bir iş merkezi, yeteneklerine göre birden fazla kapasite grubuna üye olabilir. Ayrıca tanımlanan iş merkezlerini projelerde araç-gereç olarak kullanmak ve kapasite yüklerini yönetmek de mümkündür.

SINIF YÖNETİMİ

Her şirketin, faaliyet alanı ya da kurumsal kimliğine bağlı olarak, bazı temel veriler için saklamak isteyebileceği ekstra bilgiler olabilir. Ambalaj üretiminde baskıda kullanılan filmlerin silindir çapı ya da kağıt üretiminde kağıdın birim ağırlığı gibi özel verilerin saklanabilmesi Sınıf Yönetimi ile kolayca sağlanabilir. İstenen belli bir grup malzeme için tanımlanacak ‘Sınıf’ sayesinde bu tür özel veriler herhangi bir özelleştirme ihtiyacı olmadan takip edilebilir ve malzemelere kolay erişim için arama kriteri olarak kullanılabilir. Bu fonksiyon, malzemelere benzer şekilde sabit kıymetler, müşteri/tedarikçiler, personeller gibi diğer temel veriler için de kullanılabilir.

DİĞER KONFİGÜRASYON OLANAKLARI

Sistemin özel olarak kurulması ve kullanılması için kullanıcıya başka konfigürasyon olanakları da sunulmuştur. Bu olanaklar özet olarak şunları kapsar:

Adres defterinde tüm ilgili kişiler (Çalışanlar / İş Ortakları / Müşteriler / Tedarikçiler / Adaylar vb.) kaydedilebilir. Gerekli yetkilere sahip olunduğunda, diğer kişilerin göremeyeceği kişisel adres defterlerinin oluşturulması da mümkündür.

Varyant yönetimi içinde, daha sonra kullanılmak üzere genel varyant tanımları oluşturulur. Burada, varyant özellikleri ve bunların olası seçenekleri kaydedilebilir (Örn. Özellik olarak ‘renk’ ve seçenek olarak ‘kırmızı’, ‘yeşil’, ‘mavi’). Bu varyantlar ilgili malzemelere atanır ve gerektiğinde Ürün Ağacı Yönetimi, Rota Yönetimi, Üretim Yönetimi, Stok Yönetimi, Satış Yönetimi, Satınalma Yönetimi gibi ilgili malzemenin kullanıldığı tüm modüllerde etkili olmaları sağlanır. Bu sayede tek bir malzeme kartı, ürün ağacı ve rota temel verisi ile çok sayıda özellik ve bu özelliğe bağlı çok sayıda seçeneği olan malzemelerin sistem genelinde kolaylıkla yönetilmesi sağlanır. Uzunluk, kalınlık veya hacim gibi değişken seçenekleri olan özelliklerin de varyant olarak tanımlanması ve yönetilmesi mümkündür.

Masraf yerlerinin ana masraf yeri, yardımcı masraf yeri, toplu masraf yeri veya dağıtımlı masraf yeri vb. şekilde tanımlanması mümkündür. Bu esnada ayrıca Genel Muhasebe ile ilgili ayarlar da yapılabilir (Örn. bir iş alanına ait olma, masraf yerine doğrudan kayıt için onay vs.)

Kişisel verilerin gizliliğinin sağlanması, korunması ve izinsiz kullanımının önüne geçilmesi için gerekli işlemlerin yapılabilmesine olanak sağlayan KVKK Yönetim Paneli uygulaması ve verilerin analizi için KVKK-Analiz Raporu uygulaması bulunmaktadır.

Ürün Konfigüratörü uygulaması, sipariş bazlı çalışan işletmeler için ürünün tasarım aşamasından onaylanma aşamasına kadar geçen süreci yönetmek için kullanılmaktadır. Yeni bir ürün tasarlandıktan sonra maliyetler hesaplanarak, müşteriye bir teklif verilebilmektedir. Teklif esnasında, ürün ve alt kalemlerinin sistemde kayıtlarının bulunma zorunluluğu yoktur. Ürünün veya üretimde kullanılan malzemelerin özelliklerine bağlı olarak fiyatlandırma yapılabilmektedir. Fiyatlar son halini alıp teklif onaylandıktan sonra ürün ve alt kalemleri için malzeme kaydı, ürün ağacı ve rota bilgileri oluşturulabilmektedir.

ÖZELLİKLERE GENEL BAKIŞ
  • Merkezi yapılandırma
  • Kolay, amaca özel yetki verme
  • Uygulama içindeki süreç verilerini ve temel verileri ayırma
  • Destek tablolarında parametre belirleme ile tüm iş akışlarını ayarlama ve düzenleme
  • Her şirket için destek tablolarında farklı iş mantıkları kaydetme
  • Destek tablolarını bir şirketten diğerine kopyalama
  • Toplu değişiklik özellikleri (Örn. malzeme metinleri için)
  • Döviz kurlarının otomatik olarak sisteme alınması
  • Ülkeye özel tanımlamalar (Örn. katma değer vergisi tanıtıcı numaraları)
  • Müşteri ve Tedarikçi verilerinin yönetimi
  • Malzeme Temel verilerinin yönetimi
  • Sınıf bilgilerinin yönetimi
  • Adres defteri yönetimi
  • Varyant yönetimi
  • İş Merkezleri yönetimi
  • Maliyet Merkezleri yönetimi
  • Ürün konfigüratörü
  • e-Fatura, e-Arşiv, e-İhracat, e-İrsaliye konfigürasyonu
  • KVKK yönetimi ve analizi